公路工程建设项目文件材料的收集整理

第八章  公路工程文件材料的移交与归档
根据交通部交办发[2010]382号《关于印发〈公路工程竣工文材料立卷归档管理办法〉的通知》、交办发〔2007〕436号《交通建设项目档案专项验收办法》、的通知精神，各参建单位在项目交工验收、竣工验收时按规定完成竣工文件材料的编制、整理工作，并及时归档。
第二十三条  归档文件材料的要求
（一）文件材料必须有一套是原件。
（二）所有文件材料均按要求进行了分类、组卷、编目，并装入档案盒。并且用铅笔在封面及卷脊编写归档号。
（三）编写文件材料移交清单一式二份。详见《附件6：移交清单式样》。移交清单要求采用Microsoft Office Excel 2003的格式。移交清单统一采用“10”号“宋体”字。填写要求：
1.序号：填写案卷排列的顺序号，每卷用阿拉伯数字从1开始，依次排列（按照流水号编排）。
2.类目名称：管理性文件填写“综合管理文件”。施工检测、抽检记录填写单位工程名称。
3.归档号：按照“文件材料分类与编号办法”编写的档号（要求与“案卷”的“归档号”相同）。
4.档号：暂不填写。
5.案卷题名：填写案卷的题名。
6.起止日期：填写案卷的起止日期，如：2005年6月7日至2005年12月3日，表示为2005.6.7～2005.12.3 。
7.保管期限：根据项目文件材料特性及查考、利用价值分别填写“永久”、“30年”、“10年”（要求与案卷的“保管期限”相同）。
8.卷内页数：填写案卷的卷内总页数。
9.移交份数：填写本次移交的案卷份数。
（四）建设单位和使用单位的档案部门对接收的全部案卷按照本单位制定的档案分类编号办法进行系统地加工整理，统一编写档号。
第二十四条   归档时间
（一） 施工、监理单位应当在工程交工验收前将系统整理和符合规范要求的档案连同案卷目录电子版和案卷编制说明，移交项目建设管理处 。案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。 缺陷责任期的文件材料应在工程竣工验收前完成归档，竣工验收阶段的文件材料应在竣工验收后三个月内完成整理工作并移交管理处。
（二）按建设单位档案部门的规定，项目建设管理处按时将项目档案向使用单位及上级有关单位移交 。
第二十五条  归档的份数
（一）建设单位文件材料
    1.各参建单位按照建设单位档案部门要求的归档份数进行归档。
2.案卷封面、卷内目录、卷内备考表、移交清单电子文件一套。
3.竣工图表及照片的电子文件一套。
第二十六条 建设项目管理处负责对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列、编号，移交工程项目建设单位档案部门。 
第二十七条   案卷总目录的编制
建设项目管理处负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷质量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。
公路工程建设项目竣工文件材料数量庞大，内容繁杂，要做好收集、整理、归档工作，需要所有参建人员加强档案意识，努力学习和掌握档案和公路工程专业知识， 提高业务能力，付出辛勤劳动。希望通过大家的共同努力使工程档案达到完整、准确、系统、规范的要求，顺利通过上级部门组织的项目工程档案单项验收，为公路工程建设项目竣工验收，为获得公路交通优质工程奖奠定良好的基础，使公路工程档案为公路事业的发展发挥有效的作用。
                                  
公路工程档案案卷整理样表
    陆肖云
                                      2014.10