公路工程建设项目文件材料的收集整理

第三章   公路工程竣工文件材料的收集
第七条  各参建单位参照上级部门及建设项目管理处的相关规定和办法， 按照公路工程项目建设各阶段及文件材料形成特点及时收集，保证竣工文件材料的齐全、完整，归入公路工程成套档案。 
第八条  公路工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件材料的收集，然后由总承包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料。
第九条  项目准备阶段文件材料的收集
（一）立项、审批文件材料（业主收集）
1. 项目建议书及批复；
2. 工程可行性研究报告及批复；评审文件材料；
3. 项目评估文件材料；
4. 环境预测、环境影响报告书及批复文件；
5.项目用地预审意见；
6. 投资计划书、设计任务书及批复文件；
7.其他文件材料。 
（二）设计基础材料（按照设计合同，由设计单位向业主提供，并由业主收集）
1. 设计、勘察报告(工程地质、水文地质勘察)；
2. 地形地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位观测记录；
3. 重要土、岩样说明；
4. 水文、气象等其它设计基础材料。
（三）设计文件（业主收集）
1. 方案设计；
2. 初步设计文件及审批文件；
3. 施工图设计及审批文件（包括电子文件）；
4. 设计变更及批准文件；
5. 设计中重大技术问题来往文件、会议纪要；
6. 设计评审文件；
7. 公路用地图；
8. 上报及批复的工程概算、修正概算、工程预算。
（四）工程管理文件材料（由业主收集）
包括了工程开工前各参建单位的来往文件、征地拆迁、招投标文件等文件材料。
1．建设单位（业主）与上级单位、施工单位、监理单位、其他单位以及本单位的内部往来文件材料。
2．征地拆迁文件材料
（1）建设用地选址意见及红线图；
（2）批准文件（征用土地的报告、批复、建筑红线图、界桩表）；
（3）公路建设用地呈报表；
（4）征地、拆迁数量明细表及土地使用证；
（5）征地拆迁、安置补偿批准文件、合同、协议书；
（6）建设前原始地形、地貌状况图、声像材料；
3．招标方案文件材料
（1） 最终审定的招标方案；
（2） 招标方案审定及报批文件材料；
（3） 招标通告。
4．资格预审文件材料
（1） 递交的、审定通过的资格预审文件材料；
（2） 资格预审文件审查文件材料；
（3） 资格预审报告及有关的文件材料；
（4） 资格预审结果通知。
5．招投标文件材料
（1） 招标文件审查及报批文件；
（2） 出售招标文件记录，购买招标文件的企业所携带的介绍信（或授权书）；
（3） 标前会议安排意见，签到记录，标前会议纪要；
（4） 补遗书；
（5） 递交投标文件记录，投标文件正本；
（6） 开标会议安排意见，签到记录，开标记录（签字原件）及有关声像材料等。
6．评标及合同文件材料
（1） 评标安排意见；
（2） 清标工作文件材料；
（3） 评标报告（签字原件）及澄清等评标文件材料，评标结果报批文件；
（4） 中标通知书；
（5） 合同文件（承发包及委托合同、协议书、租赁合同等）；
（6） 技术规范的补充文件和修改文件。
第十条  施工阶段文件材料的收集
（一）建设单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、中间交工验收、财务、科研课题等各项管理活动中形成的文件材料、电子、声像等文件材料。
（二）施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的综合管理文件，包括行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料；施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、竣工图、表、声像材料、电子文件等文件材料。
1．综合管理文件材料的收集 
（1）行政管理文件材料
包括项目经理部内部组织机构设置、项目人员变动、管理规章制度、规定办法、会议纪要、劳动竞赛、考评结果、奖惩文件、施工总结等方面内容。
（2）质量技术文件材料的收集 
包括图纸审查，技术交底、导线点、水准点、断面复测、施工要求，施工方案的申报及批复文件；试验室资质批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，施工质量责任卡、施工日志等文件。建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通报、通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。
(3)安全及文明施工文件材料的收集 
包括安全生产组织机构、安全生产制度、安全生产操作规程，文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。
(4)进度控制文件材料的收集 
包括开工令、总体开工报告及批复文件、施工组织设计、施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。关于进度控制的巡查通报、通知、监理工作指令、停工、复工令。
(5)费用支付文件材料的收集 
包括工程计量证书、支付报表、工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等。
(6)合同管理文件材料的收集范围：
包括材料供应、机械租赁、指令性分包 分割合同或协议、 合同变更等。
(7)设计变更文件材料的收集 
包括施工过程中形成的设计变更、费用变更及支付等。
（8）交工验收文件材料的收集 
合同段质量检验评定表，合同段交工验收文件材料等。
（9）声像文件材料的收集 
包括反映建设过程重大活动、原地形地貌、不良地质、隐蔽工程、施工工序、重大事故、工程竣工的照片、录音、录像材料等。
2.施工文件材料（检测、试验记录等）的收集范围：
包括单位、分部、分项工程开工报告；技术交底；路基工程、路面工程、桥梁工程、互通立交工程、隧道工程、交通安全设施工程、环保工程、机电工程、房屋建筑工程、连接线、过境线工程、引线、改河、改线工程等的施工检测、试验记录；原材料出厂合格证；试验报告；原材料料源、配合比、标准击实；交工验收报告及单位、分部、分项工程质量检验评定表等。详细内容见附件1。
房建工程文件材料按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）中“附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表”收集。
（三）监理单位负责收集施工阶段的综合管理文件，包括质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项活动中形成的文件材料、工程检测记录、原材料抽检、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、电子、声像材料等。详细内容见附件2。
1.综合管理文件材料的收集 
（1）行政管理文件材料
监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作总结等监理工作的规章制度、机构、人员设置、安全生产、文明施工、会议文件、声像材料、监理工作月报、年报。
(2)质量技术文件材料
主要收集内容包括：图纸审查；导线点、水准点、断面复测；施工方案的报批文件；测量、试验仪器、拌合楼检定证书；张拉机具校验证书、阶段性检测结果；工程质量事故报告；监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执、施工质量卡等文件材料。
（3）进度控制文件材料 
包括年、月计划及计划完成情况的报表等文件材料，合同段、单位、分部、分项工程开工通知书、其它有关进度的文件材料。
（4）费用控制及支付文件材料的收集 
有关索赔费用的文件材料、有关计日工问题的文件材料，有关单价调整及国家物价调整引起的工程费用变动的文件材料，有关暂定金额使用情况的文件材料，计量证书、支付报表、工程量清单台帐以及分项工程计量台帐、工程数量批复单，其它与工程费用有关的文件材料，工程单价分析等文件材料，监理支付月报表。
（5）工程设计变更文件材料的收集 
包括设计变更、工程量变更及费用问题的报批文件材料、图表等。
（6）工程验收文件材料的收集
监理工作报告及监理总结等文件材料，有关工程验收的文件材料。
2.工程检测文件材料的收集 
(1) 包括路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、交通安全设施、环保、机电、房屋建筑、连接线、过境线、引线、改河、改线工程等的监理现场抽检记录、试验报告、记录；旁站记录；合同段、单位、分部、分项工程质量检验评定表及交工验收报告等文件材料。
(3) 原材料料源、配合比报批文件材料、原材料抽检试验记录、报告。
(4) 监理日志、旁站记录。
第十一条  公路工程交、竣工验收文件材料的收集（业主收集）
1.通车典礼会议的通知、议程、领导讲话、总结等文件材料。
2.交工验收会议的通知、议程、领导讲话、名册、报告、总结等材料。
3.交工验收报告汇集、检测报告、质量鉴定书等。
4.竣工验收会议的通知、议程、领导讲话、名册、报告、总结等材料。
5.竣工验收报告汇集、检测报告、质量鉴定书等。
6.工程决算、财务决算、审计等文件材料。
7.缺陷责任期形成的文件材料。
第十二条  公路工程竣工文件材料的质量要求
（一）文件材料的内容必须真实、准确，符合国家有关标准和技术规范。公文应符合《国家行政机关公文处理办法》的相关规定。
勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。
（二）文件材料应做到字迹清楚、工整、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备,不允许出现手签印章。对于文件材料尺寸不符合规范要求和破损的，应粘贴、裱糊或折叠，图样的标题栏露在右下角。声像材料应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应采用不可擦除型CD格式的光盘。
（三）文件材料应采用耐久性强（如碳素墨水）的材料书写。禁止用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹书写文件材料，禁止使用红色墨水等易褪色、易扩散、不易长期保存的材料书写。对于用复写纸、热敏纸（传真件）记录工程项目相关事项的文件材料应另附一份复印件。
（四）文件材料的纸张应采用韧力大、抗折、耐酸，能够长期保存的纸张，采用50g/m2以上的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为70%以上，韧性好，不洇水的纸张。文件材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图纸，一般为A3幅面（297mm×420mm）。大于A3幅面的图纸，应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3—89)统一折叠成A4或A3幅面，图标栏露在右下角。
（五）文件材料、案卷封面、卷内目录、卷内备考表等必须采用激光打印机打印。
（六）案卷厚度一般不超过3cm ，装订前应去除金属物。