公路工程建设项目文件材料的收集整理

第五章   案卷的编目
第十六条  公路工程竣工文件材料案卷的编目
案卷由文件材料、备考表、卷内文件目录、内封面、卷盒组成。其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）,使用Word文档格式编制，卷内目录使用Excel文档格式编制。
（一）卷内文件材料页号的编写
案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。每卷用阿拉伯数字从1开始，依次编写 。
单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的要求编写页号。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写目录，可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录、卷内备考表、扉页不编页号。
页码编写在距外沿2cm、距下沿1.5cm，图样页号编写在标题栏外。
监理日志、旁站记录、施工日志每册分别从1开始编写页号。
（二）案卷封面的编制
1.案卷封面排列在案卷的最前面（详见《附件3：案卷内封面式样》）。案卷内封面要求采用Microsoft Office Word 2003的格式。
档号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级采用三号加粗宋体字，案卷题名采用小一加粗宋体字。
2.档号：用铅笔填写本卷的归档号。
注:“归档号”指施工、监理单位填写的档号。
 3.案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容，字数一般控制在六十字左右。
（1）施工、监理文件，评定及试验记录的案卷题名包括公路工程建设项目名称（项目名称应与批准立项、设计相符，外文资料应译成中文）、合同段、单位工程（分部、分项或结构、部位）名称、起止桩号及文件材料名称。
例如：①TH-C01合同段的K01＋000～K02+000路基土石方施工文件的案卷题名：
××高速公路TH-C18合同段K01＋000～K02+000路基土石方工程施工检查表、试验报告、中间交验证书、报告
②××驻地办关于TH-C18合同段的K01＋000～K02+000路基土石方抽检记录的案卷题名：
××高速公路TH-C18合同段K01＋000～K02+000路基土石方工程监理检查表、试验报告 
（2）综合管理文件材料的案卷题名应包括责任者、事由、文种，案卷内若责任者较多，可适当省略，选择有两个有代表性的单位即可，但责任者包括立卷单位的，立卷单位不能省略。事由，应高度概括案卷中文件的全部内容，写出主要问题的关键词即可。文种，写出主要的三种即可。
例如：××建项目管理处 、××公路工程咨询有限公司××高速公路驻地办等单位关于TH-C01合同段台背回填变更的批复、请示、意见 
（3）施工日志、监理日志、旁站记录的案卷题名包括单位名称、合同段、时间及内容名称。
例如：1.中铁十五局集团第七工程有限公司××公路TH-C01合同段项目经理部2006年11月3日至2007年6月8日施工日志。
2.××公路工程咨询有限公司××公路JC-01驻地办关于TH-C01合同段2006年11月3日至2007年6月8日监理日志。
5.立卷单位：文件材料组卷的单位或部门全称（以行政公章为准）。
6.起止日期：卷内文件材料形成的最早和最晚的时间。例如2007.12.6～2008.10.26。
7.保管期限：根据项目文件材料特性及查考、利用价值分别填写“永久”、“30年”、“10年”。
8.密级：暂不填写。
（三）卷盒的编制
卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。
（四）卷内目录的编制
1.卷内目录排列在文件材料首页之前（详见《附件4：卷内目录式样》）。采用Microsoft Office Excel 2003的格式。
2.序号：填写文件材料排列的顺序号，每卷用阿拉伯数字从1开始，依次排列。
3.文件编号：填写文件材料原始编号， 发文字号（包括发文机关代字和文件编号）或图样的图号（无文件编号可空）。
4.责任者：填写文件材料的直接形成单位、部门全称或主要责任者，联合发文的应填写每个发文单位名称或在主发文单位（机构）后加“等单位”，责任者可采用通用简称。
注：在施工文件、评定及试验资料案卷中，如果责任者全称字数太多，第一行填全称，在第一行的备注栏中说明责任者简称，在其余责任者栏中填简称即可。例如：全称填写“中铁十五局集团第七工程有限公司××公路TH-C01合同段项目经理部”，简称“中铁十五局集团第七工程有限公司”。
5.文件题名：填写文件材料标题的全称。
（1）施工文件、评定及试验资料文件材料题名填写卷内文件的项目名称、合同段、单位工程、分部工程、分项工程、起止桩号、部位及卷内文件内容、名称。
如TH—C01合同段K39＋000～K39＋243.1路基土方填筑第一层路基中线平面位置自检表。
文件材料题名：应填写“××公路TH－C01合同段K39＋000～K39＋243.1路基土方填筑第一层路基中线平面位置检查表”。
（2）监理抽检记录的文件题名填写项目名称、合同段、单位工程、分部工程、分项工程、起止桩号、部位及卷内文件内容、名称。 
如TH—C18合同段K39＋000～K39＋243.1路基土方填筑第一层路基中线平面位置抽检表。
文件材料题名：应填写“××公路××驻地办关于TH—C18合同段K39＋000～K39＋243.1路基土方填筑第一层路基中线平面位置抽检表”。
（3）来往文件（收、发文）题名一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录。
没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应在原标题后自拟标题，并用[]标明。如有些会议通知文件标题只有通知两字，没有反映文件内容，就需要补充为[关于召开×××会议的]通知。
有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。例如有这样一个文件：《××项目管理处关于印发〈××公路工程竣工文件编制实施细则〉的通知》，正文中只有实施意见，而需要在工作中贯彻执行的主要内容是作为附件的《××公路工程竣工文件编制实施细则》，这时，就要在正文题名后抄录附件的题名，外加（）。
6.日期：填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字表示，如：2009年6月7日表示为20090607。
7.页次：填写每件文件材料首页上标注的页号。最后一份文件标注起止页号。装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。
8.备注：填写归档文件需要补充和说明的情况，需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”，将具体内容填入备考表中。
（五）卷内备考表的编制
卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后（详见《附件5：卷内备考表式样》）。卷内备考表采用“四号仿宋_GB2312”字。
1.档号：填写档案部门的档案编号。
2.互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
3.说明：填写卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
4.立卷人：应由责任立卷人签名。
5.检查人：由项目技术负责人及监理签名。
6.立卷日期：填写完成立卷的日期。例如：2005.7.15。
7.检查日期：填写审核的日期。例如：2005.12.3。
（六）案卷的装订
1.归档文件材料案卷采用三孔一线的方法进行装订，装订前应去除金属物及易老化腐蚀的材料。装订线靠左边距10mm，孔距80mm。装订边和下边取齐，横向表格材料应将表头方向靠左装订。对于装订线内有文字的材料，应予以粘贴补宽。
不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。
2.案卷封面要求采用无酸牛皮纸，装订线采用蜡光线绳。
第十七条  案卷的编制单位按照工程进展的自然过程对整理好的案卷以合同段为单元，按照附件1、附件2的要求进行系统化排列、编号，并用铅笔在封面及卷脊填写归档号。