公路工程建设项目文件材料的收集整理

第七章   声像材料、电子文件的收集与整理
第十九条  声像材料的收集
（一）收集范围
1.各级领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像照片。
2.公路工程项目建设过程中各阶段的重大活动的录音、录像及照片，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等活动。
3.征地拆迁过程中的录音、录像及照片。
4.记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。
5.反映工程质量、施工工艺等关键工序和隐蔽工程施工时的照片或录像。
6.反映重大变更的照片或录像。
7.反映工程项目建设前后地形地貌，地层岩性，地质构造对比的照片或录像。
（二）归档要求
1.归档时间：照片由各单位分别整理并编写说明。在工程交工验收时随施工文件材料一同移交建设单位，重大活动的照片，在活动结束后三个月内向各自的档案管理部门归档。
 2.用数码相机拍摄的照片，除了整理冲洗的照片外，还要将数据下载到光盘上，与光盘一同归档。
3.收集要求：重要活动、隐蔽工程、重要工序等。 照片与光盘的内容相符。
第二十条  照片的分类组卷
（一）照片按照问题进行分类组卷。例： 工程管理、工程施工类、科研等，各类的照片按相近事由进行排序组卷。
   施工、监理单位的照片属工程施工类。
 （二）照片案卷题名
应简洁概括，准确反映本卷照片的项目名称、合同段号、责任者、内容、名称等基本内容。
例：某合同段领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工的照片。
案卷题名： 中铁十五局集团第七工程有限公司 ××公路TH－C01合同段项目经理部关于2008年1月20日至20010年5月6日领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工等的照片。
（三）照片总说明
照片总说明全面概括揭示本卷照片影像所反映的全部信息，准确反映本卷照片的基本内容、人物、时间、地点、事由、数量、摄影者等要素尽可能齐全。
（四）卷内目录
1.照片/底片号：要求与“照片说明的编写”中的“照片/底片号”一致。照片号应靠格字的右边填写，以便于在后期整理时编档号。
2.题名：应简洁概括，准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
例：××桥梁桩基、混凝土灌注的照片
题名：中铁十五局集团第七工程有限公司××公路TH—C01合同段施工人员2008年4月20日对K40+115大桥左幅2号墩1号钻孔桩桩基进行混凝土灌注。
3.日期：用8位阿拉伯数字表示。例：2006年2月5日写作20060205。
（五）照片说明的编写
单张照片可单独编写说明，若干张联系密切的照片可做为一组照片编写说明，说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明，各项说明如下：
1.照片号、底片号：
（1）单张照片：案卷内照片，从1开始编顺序号。
例如：第15张照片的编号为15。
（2）组照片：同一组的每张照片的编号应在张号后标出联组符号，①②③…，按顺序依次编写。
例：2①，2②，2③，……。
2.参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体的档案号。
3.时间：用8位阿拉伯数字表示。例：2006年2月5日写作20060205。
4.摄影者：一般填写个人。
5.文字说明：概括揭示照片影像所反映的全部信息或仅对题名未及内容作出补充，或注明照片版权、来源等。
单张照片的说明可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。
一组（若干张）联系密切的照片，按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可从简。
组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号和数量。
组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。
第二十一条   电子文件的收集归档
（一）电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 
   （二）收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）
   （三）电子文件的归档分为两种形式；
    a）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；
     b） 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 
    （四）购买或自行开发的管理软件应收集归档。
第二十二条  照片、声像、磁（光）盘档案的保管
（一）照片保管条件及装具：
1.照片档案的贮存环境基本要求是低温干燥，空气清洁，避光隔氧。
 2.照片档案盒。 
3.卷筒纸芯：用于保存大张底片、照片的装具。推荐内径为d420mm，壁厚2～3mm。  
（二）磁带、磁盘档案的保管
1.磁带、磁盘档案为防止外界磁场的磁化作用，避免消磁。为了安全，最好将磁带存放在用抗磁材料制成的盒内，特别珍贵的磁带、磁盘档案应装入专门的金属盒内保存。
2.减少磨损程度，应注意保持磁头及运带系统的清洁，每走一盘带后最好检查一下运带系统的磁头、导轮、及时清除污物或更换已损坏的磁头。
3.避免污损。一旦发现磁带上有污斑、霉斑，应立即用磁带清洗剂或棉花蘸无水酒精插洗。并防止磁带产生噪音与重放信号的失真。这就要求除选用质量上乘的磁带外，还应使磁带本身处于良好的保存环境。
4.正确排放。一般来说，放置在硬质塑料盒内的磁带，以平放为好，但不能堆积叠压，防止出现因带本身重量而使带盒变形压坏磁带现象。为防止磁带长期存放时卷曲过度，一般应每隔6～12个月重新绕一次，以释放磁带内部的压力，并注意防光。
（四）光盘的保管
光盘盘基材料是玻璃、聚合物或铝合金，其耐久性能良好，与环境因素很少发生反应。但在使用和存放中要注意保持盘基的平直度，否则会影响信息再现，还应防止机械应力的影响，对塑料盘基还应防止环境因素的老化和形变作用。